Viele betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen erfolgen mittlerweile per E-Mail. Welche Vorgaben für IT-gestützte Buchführungsprozesse künftig gelten wird in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, den GoBD, geregelt.

Archivierung von Emails – unsere Tipps

Allein die Überschrift dieser Vorschriftensammlung lässt schlimmen Bürokratismus erahnen. Daher haben wir Ihnen in Kürze die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post zusammengestellt, wodurch Ihre Ablage künftig den den Regelungen der GoBD entspricht:

  • E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs unterliegen der Aufbewahrungspflicht, E-Mails müssen auch elektronisch aufbewahrt werden, ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend.
  • Steuerrelevante Dateianhänge müssen grundsätzlich im Originalformat aufbewahrt werden. Bei Konvertierung in z. B. ein Inhouse-Format dürfen die Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt werden, verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt aufbewahrt werden.
  • Dient eine E-Mail lediglich als Transportmittel für eine andere elektronische Datei, z. B. eine Rechnung und beinhaltet keine weiteren steuerrelevanten Informationen so muss diese nicht gesondert aufbewahrt werden. Eine isolierte Speicherung der transportierten Datei ist gem. der Richtlinien der GoDB ausreichend.
  • E-Mails sind indexierungspflichtig, d. h. sie müssen mittels einer Indexstruktur klassifizierbar und identifizierbar sein mit eindeutiger Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorgang oder Buchungsbeleg. Die üblichen Ordnungsstrukturen einer typischen E-Mail-Umgebung stellen nur eine begrenzte Ordnung dar.
  • E-Mails müssen unverändert archiviert werden, da laut GoDB die „reine Ablage von Daten oder elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden.“ Für diese Maßnahmen bietet sich der Einsatz entsprechender Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme abhängig von Unternehmensgröße und Umfang des Einsatzes an. Mit diesen können Nachweise der Unveränderbarkeit bzw. der Nachvollzug von Änderungen einfacher erfolgen.
  • Volltextrecherchierbare E-Mails müssen bei Konvertierung auch im neuen Format volltextrecherchierbar sein, ohne Einschränkung der Recherchemöglichkeiten im Vergleich zum Urformat.
  • E-Mail-Anlagen müssen beim Konvertieren ihre maschinelle Auswertbarkeit behalten. Das betrifft grundsätzlich auch die E-Mail-Eigenschaften bzw. die E-Mail-Attribute, sofern diese von steuerlicher Bedeutung sind.
  • Der Umgang mit steuerlich relevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen E-Mails im Rahmen des Empfangs und Versands ist in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten. Diese muss beschreiben, wie die in den GoDB festgelegten Ordnungskriterien umgesetzt wurden und für einen sachverständigen Dritten verständlich formuliert und in angemessener Zeit nachvollziehbar sein. Die Verfahrensdokumentation ist über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und fortzuschreiben (Versionisierung),
  • E-Mails mit steuerlicher Relevanz sind getrennt von nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufzubewahren, da E-Mails dem Recht auf Datenzugriff unterliegen und künftig der Prüfer während einer Außenprüfung im Rahmen einer Volltextsuche die Möglichkeit, hat E-Mails zu recherchieren bzw. maschinell auszuwerten.
  • seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz von 2011 sind Rechnungen auch ohne weitere Voraussetzungen als E-Mail zulässig und berechtigen beim Empfänger zum Vorsteuerabzug. Dient die E-Mail lediglich als Transportmittel muss diese laut GoDB nicht separat aufbewahrt werden. Finden sich in der E-Mail allerdings ergänzende Angaben zur Rechnung, beispielsweise abweichende Zahlungskonditionen etc., muss die E-Mail ergänzend archiviert werden.

So unglaublich es klingt: Vor den Regelungen des Steuervereinfachungsgesetzes und Einführung der GoBD waren die Aufbewahrungsvorschriften noch umfangreicher und komplizierter. Insoweit bringen diese Grundsätze tatsächlich Vereinfachungen mit sich.

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Ausführungen einen Überblick gegeben zu haben.

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