Eine kleine Gegenleistung für einen großen Einsatz

Viele von uns engagieren sich ehrenamtlich in Vereinen oder anderen Organisationen, was manchmal nicht nur mit einem hohen Zeiteinsatz, sondern zusätzlich auch mit Kosten verbunden ist. Die Finanzverwaltung hat mit Wirkung 01.01.2015 präzisiert, unter welchen neuen Voraussetzungen die sogenannte Aufwandsspende als Spende im Sinne des Einkommensteuerrechts geltend gemacht und somit als Sonderausgabe abgezogen werden kann.

Unter Aufwandsspende fällt z. B. die von einem Handwerker durchgeführte Reparatur eines Vereinsheim-Dachs. Er führt den Auftrag wie vereinbart aus, statt aber auf die Bezahlung seiner Tätigkeit zu bestehen, verzichtet er auf seinen Aufwandsersatzanspruch zugunsten des Vereins. Aufwandsspenden können auch von ehrenamtlich tätigen Mitgliedern erfolgen. Zwar stellt die Finanzverwaltung fest, dass aus Erfahrung die Vermutung dafür spricht, dass ehrenamtlich tätige Mitglieder unentgeltlich tätig sein wollen, jedoch lässt sie ausdrücklich zu, diese Vermutung widerlegen zu können. Voraussetzung dafür ist, dass eine schriftliche Vereinbarung zwischen dem Zuwendenden und den Zuwendungsempfänger darüber vorliegt, dass es einen Aufwandsersatz gibt. Die Vereinbarung muss zwingend vor der durchgeführten Tätigkeit getroffen sein.

Als weitere Voraussetzung muss der Aufwendungsersatzanspruch durch Vertrag oder Satzung eingeräumt werden. Auch eine Anerkennung des Aufwendungsersatzanspruches durch rechtsgültigen Vorstandsbeschluss ist möglich, wenn der Vorstand dazu durch eine Regelung in der Satzung ermächtigt wurde. Aber bitte beachten Sie, dass eine rückwirkende Satzungsänderung nicht ausreicht. Sie können stets nur für die Zukunft vereinbaren.

Einfach ist der Aufwendungsersatzanspruch, wenn sich die Satzung z. B. auf eine Vereinsordnung bezieht, in der festgelegt wird, welche Reisekosten wie zu erstatten sind. Das gilt natürlich auch für andere Kosten, die direkt belegbar sind. Anders verhält es sich mit dem Verzicht auf bestehende sonstige Ansprüche wie z. B. Lohn- oder Honorarforderungen. Hier gilt, Ansprüche auf Aufwendungsersatz oder eine Vergütung müssen ernsthaft eingeräumt sein und dürfen nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen. Wesentliches Indiz für die Ernsthaftigkeit von Aufwendungsersatz ist die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Ersatzanspruches und ob der Verein über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit verfügt, die Aufwendungen überhaupt ausgleichen zu können. Eine Verzichtserklärung gilt als zeitnah durchgeführt, wenn auf einmalige Ansprüche innerhalb von drei Monaten nach Entstehung des Aufwendungsersatzes verzichtet wird. Handelt es sich um regelmäßige Tätigkeiten, z. B. Hausmeistertätigkeiten etc., reicht es, wenn alle drei Monate ein Verzicht erklärt wird.

Der Fiskus geht davon aus, dass ein Verein wirtschaftlich in der Lage ist, seine eingegangene Verpflichtung zu erfüllen, wenn er über genügend liquide Mittel bzw. sonstiges Vermögen verfügt. Eine Differenzierung in die vier verschiedenen Tätigkeitsbereiche eines Vereins (ideelle Tätigkeit, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) ist dabei nicht vorzunehmen. Der Verzicht auf den Aufwendungsersatz muss zwingend beim Spender zu einer wirtschaftlichen Belastung führen, damit der Spendenabzug vorgenommen werden kann. Der Spender darf mit dem Verzicht auf den Aufwendungserlass keine eigenen Interessen verfolgen.

Liegen alle Voraussetzungen vor, handelt es sich bei dem Verzicht auf den Ersatz der Aufwendungen um eine Geldspende, auch wenn de facto kein Geld fließt. Der Spender erhält daher eine Spendenbescheinigung über eine Geldzuwendung. In dieser sind jedoch ausdrückliche Angaben darüber zu machen, dass es sich bei der Spende um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt.

Für die Höhe der Zuwendung ist der vereinbarte Ersatzanspruch maßgeblich, aber Achtung: Ein unangemessener hoher Ersatzanspruch kann zum Verlust der Gemeinnützigkeit des Vereines führen. Der Verein muss die Höhe des Ersatzanspruches gegebenenfalls durch geeignete Unterlagen belegen können. Die Zeitschrift – „Steuertip“, Markt intern-Verlag, Düsseldorf, hat eine unseres Erachtens sehr gute Übersicht erstellt, an der Sie schnell feststellen können, ob Sie mit einer steuerlichen Anerkennung einer Aufwandsspende rechnen können.

Sollte dieses nicht der Fall sein, lohnt es sich gegebenenfalls, die Satzung entsprechend anzupassen. Bei gemeinnützigen Organisationen, die vor dem 01.01.2015 gegründet wurden und die einen Aufwendungsersatz durch einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss herbeiführen können, muss die Satzung nicht allein zur Einräumung dieser Ermächtigung geändert werden.

Unseres Erachtens ist die Aufwendungsersatzspende eine sehr gute Möglichkeit, im Rahmen eines maßvoll vereinbarten Aufwendungsersatzes den hohen eigenen Einsatz durch eine Spendenbescheinigung honoriert zu bekommen.

>>  Download des Mandantenbriefes – September 2015 <<