Betriebsprüfungen gab es schon immer.

Doch mit zunehmender Digitalisierung und Vernetzung der Behörden wird es für das Finanzamt immer interessanter und einfacher, Sachverhalte abzuprüfen und Unregelmäßigkeiten zu erkennen. Dieses ist nicht nur seit der E-Bilanz so. Unbestritten stellt jedoch die E-Bilanz bereits eine Minibetriebsprüfung dar, die genau eben dieses Ziel verfolgt.

Das digitale Zeitalter – oder der gläserne Steuerpflichtige

Der Fiskus ist gut gerüstet. Mit dem digitalen Zeitalter ist jede Überprüfung seitens der Finanzverwaltung recht einfach geworden. Sämtliche an die Finanzämter übermittelten elektronischen Unterlagen, also neben den E-Bilanzen auch die Steuererklärungen, Umsatzsteuer-, Lohnsteueranmeldungen und zusammenfassende Meldungen, um nur einige Beispiele zu nennen, liefern dem Finanzamt aussagekräftiges Zahlenmaterial.

Zeitreihen und Branchenvergleiche werden aus diesen Daten von Amts wegen automatisch vorgenommen. Ergeben sich dabei auffällige Abweichungen oder außerordentliche Sachverhalte, können diese ohne große Zeitverzögerung entweder vor Ort oder durch schriftliche Rückfragen des Fiskus überprüft werden.

Das kann unangenehm werden, wenn sich des Öfteren Schwankungen im Unternehmen ergeben, oder etwas nicht plausibel genug vom Steuerpflichtigen erklärt werden kann. Darin sieht das Finanzamt nicht selten einen guten Anlass für eine Betriebsprüfung.

Gleichzeitig mit der Prüfungsanordnung erhalten die Unternehmen in der Regel einen Fragebogen zu den EDV-Systemen, in dem der Unternehmer angeben muss, in welchem System die Buchführung und die Archivierung erfolgt. Dabei hat der Betriebsprüfer vollumfängliches Eingriffsrecht auf Ihre gesamte EDV. Und damit ist nicht nur das Buchhaltungssystem gemeint, sondern auch separat geführte Buchführungsunterlagen, wie z. B. Warenein- und Warenausgangsbücher und digitale Archive. Kurz alles, was im Rahmen eines ordnungsgemäßen organisatorischen Betriebsablaufes digital erfasst wird. Sie haben kein Verweigerungsrecht, sondern eine Mitwirkungspflicht, d. h. Sie müssen zwangsläufig zu allem Zugriff erteilen.

Aber nicht immer kommt es soweit, dass sich der Prüfer in Ihre Daten einloggt. Bei einer normalen Betriebsprüfung gibt er sich in der Regel zunächst mit der sogenannten GDPU-Datei zufrieden, mit deren Hilfe er die einzelnen Buchungssätze Ihres Buchführungssystems analysieren kann. Die Finanzverwaltung verfügt dabei über eine außerordentlich vielseitige Prüfungssoftware. Sie heißt IDEA, wurde von kanadischen Wirtschaftsprüfern entwickelt und für viel Geld von der Bundesregierung gekauft. Eine „gute“ Investition, denn sie kann scheinbar alles:

Sie gleicht nicht nur ab, wer wann was gebucht hat. Das ist auch gar nicht so interessant. Sie gleicht z. B. die Geschäftsvorfälle mit den kalendarischen Sonn- und Feiertagen im Prüfungszeitraum ab und überprüft Lücken in den Rechnungsnummern und ungewöhnliche Stornobuchungen oder Gutschriften. Auch die Namen naher Angehöriger können aus Buchungstexten, z. B. bei Bewirtungs- oder Reisekostenbelegen, herausgefiltert werden.

Sie kann Analyseprogramme fahren, mit deren Hilfe Abweichungen von statistischen Zahlenreihen aufgedeckt werden. Damit lässt sich nachweisen, ob eine Buchführung manipuliert wurde, mit Scheinrechnungen bestückt, ob Kassenaufzeichnungen gefälscht und Einnahmen hinterzogen wurden. Die Software ist fast perfekt und ein Alptraum, wenn der Steuerpflichtige keine gute Erklärung für solche Funde hat.

Aber damit nicht genug:

Auch das Vertragswerk des Unternehmens wird gläsern. So muss z. B. seit dem Veranlagungszeitraum 2013 in der Körperschaftsteuererklärung angegeben werden, ob sich vertraglich relevante Änderungen für das Unternehmen im Veranlagungszeitraum ergeben haben.

Diese Frage kann nicht unbeantwortet bleiben, da ohne eine dezidierte Antwort der digitale Abruf der Steuererklärung mit Übertragung an die Finanzverwaltung nicht möglich ist. Und die Daten müssen zwingend digital an das Finanzamt übertragen werden. Das Problem hierbei ist die steuerliche Anerkennung von Verträgen. Kreuzen Sie beispielsweise in der Körperschaftsteuererklärung an, dass sich keine Änderungen ergeben haben und Sie legen später einen relevanten Vertrag für das Jahr vor, laufen Sie Gefahr, dass dieser nicht anerkannt wird. Denn gerade zwischen Gesellschaftern – Geschäftsführern unterliegen Verträge einem sehr strengen Drittvergleich, d. h. sie werden nur anerkannt, wenn ein fremder Dritter sie ebenfalls so abgeschlossen und durchgeführt hätte.

Insofern ist es noch wichtiger geworden, das Vertragswerk aktuell zu halten und zu pflegen. Anderenfalls kann es zur Folge haben, dass Verträge durch die Finanzverwaltung nicht anerkannt werden, sodass die gesamte steuerliche Gestaltung kippt.

Wir achten bei der Jahresabschlusserstellung auf Aktualität, aber nicht immer bekommen wir die nötigen Informationen. Als Hilfe dient für die Zusammenstellung der Unterlagen daher auch unsere Checkliste, die u. a. aktuelle Verträge abfragt.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Handlungsbedarf besteht, sprechen Sie uns bitte an. Wir helfen gern.

>> Download des gesamten Mandantenbriefes – November 2015 <<