In regelmäßigen Abständen ist der Presse zu entnehmen, dass Betriebskosten falsch abgerechnet werden. Der Mieterbund macht mobil und suggeriert nicht selten zwischen den Zeilen, dass Mieter systematisch über den Tisch gezogen werden.

Polterige Mitmenschen bezeichnen die Betriebskosten gern als zweite Miete. Das ist schon allein deshalb unsinnig, da die Betriebskosten nicht dem Vermieter zugutekommen, sondern vollständig an die Versorgungsunternehmen weitergeleitet werden. Und weiter: Der Vermieter wird gerade in Bezug auf die anfallenden öffentlich- rechtlichen Abgaben, Beiträgen und Steuern als kostenlos arbeitende Inkassostelle missbraucht.

Obwohl es bei den Betriebskostenzahlungen oft um relativ geringe Beträge geht, ist die Streitbereitschaft groß. So wird z.B. gern pauschal gegenüber abgerechneten Hausmeisterkosten behauptet, dass darin auch Verwaltungstätigkeiten des Hausmeisters enthalten sind. Diese Verwaltungskosten dürfen jedoch nicht als Betriebskosten umgelegt werden, sondern sind vom Vermieter zu tragen. Meistens wird dann der volle Ansatz der Hausmeisterkosten bestritten, mit der Folge, dass die gesamte Betriebskostenabrechnung in Frage gestellt und eine etwaige Nachzahlung verweigert wird. Häufig genug wird auch ohne Anlass automatisch und pauschal ein Kostenansatz bestritten und das, obwohl den Mietern ein Prüfungs- und Einsichtsrecht auf die Abrechnungsunterlagen zusteht.

Eine wirksame Betriebskostenabrechnung ist leicht zu erstellen, wenn man gewisse Grundregeln beachtet:

  • Umfassender Zeitraum von max. zwölf Monaten
  • Zugang spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter
  • Betriebskostenabrechnung muss korrekt, eindeutig und nachvollziehbar sein
  • beinhalten von Angaben über die Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht: Gesamtkosten, getrennt als einzelne Betriebskostenarten ausgewiesen; Verteilungsschlüssel, die auf die betreffende Woh- nung entfallenden Betriebskostenarten; die vom Mieter erbrachten Vorauszahlungen und den Rechnungssaldo.

Klingt eigentlich alles ganz einfach…

Was können Vermieter als Betriebskosten umlegen?

Hierfür gelten zwei Voraussetzungen:

Zunächst muss es sich um Kostenarten handeln, die ausdrücklich in § 2 Nr. 1 bis 16 der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Hierzu gehören unter anderem Wasser, Grundsteuer, Strom, Straßenreinigung, Versicherung etc., oder es muss sich um sonstige Betriebskosten im Sinne des § 2 Nr. 17 der Betriebskostenverordnung handeln. Hierunter können unter anderem die Wartung für die Blitzschutzanlage, Feuerschutzschlüssel, Dachrinnenreinigung, Wartung und Prüfung von Rauchmeldern etc. fallen.

Letztere Kostenarten müssen jedoch ausdrücklich im Mietvertrag auf den Mieter umgelegt worden sein. Bei Ersteren genügt der Hinweis auf die Betriebskostenverordnung. Um jedem Streit aus dem Weg zu gehen, empfehlen wir, alle Betriebskosten detailliert und genau zu benennen. Dieses erleichtert die Auseinandersetzung und Sie haben das Recht auf Ihrer Seite. Gerade bei den oft polemisch geführten Auseinandersetzungen mit dem Mieterbund ist dieses sehr von Vorteil.

Betriebskosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten. Hieraus kann man ableiten, dass einmalig anfallende unregelmäßige Kosten nicht ersetzbar sind. So müssen Mieter die Kosten für neu angeschaffte Namensschilder am Klingeltableau nicht zahlen, da sie nicht regelmäßig anfallen. Auch Instandhaltungs- oder Reparaturkosten fallen als Betriebskosten aus. Der Vermieter darf allerdings seine eigenen Arbeitsleistungen in der Betriebskostenabrechnung ansetzen und sich diese von den Mietern vergüten lassen. Ist er z.B. selbst als Hausmeister oder im Bereich der Gartenpflegearbeiten tätigt, kann er Kosten hierfür weiter berechnen, obwohl sie ihm aufgrund der eigenen Arbeitsleistung tatsächlich nicht entstanden sind. Berechnungsbasis sind dann die fiktiven Kosten, die bei der Ausführung der Leistung durch einen Dritten entstanden wären. Allerdings ist dieses nicht ganz Streit unbefangen: So entschied das besonders rührige Landgericht Berlin, dass das nicht gelten solle, wenn der Vermieter nicht selbst, sondern der Ehepartner oder Freund die Leistungen unentgeltlich erbringt…

Daraus folgt unser Rat: Familienangehörige sollten entgeltlich beschäftigt werden, sodass ein Nachweis leicht erbracht werden kann. Hierfür gelten die bereits aus dem steuerlichen Bereich bekannten Bedingungen des Drittvergleichs. Die Arbeitsverhältnisse müssen tatsächlich durchgeführt und die entsprechenden Sozialversicherungsentgelte und Steuern abgeführt worden sein.

Einen Freifahrtschein hat der Vermieter bei der Kostenverursachung nicht. Er muss stets das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Voraussetzung hierfür ist aber, dass dem Vermieter im Hinblick auf die verursachten Kosten ein Auswahlermessen zwischen verschiedenen Angeboten zusteht. Häufig werden in diesem Zusammenhang Kosten für Müllabfuhr und Abfallbeseitigung moniert. Hierbei wird übersehen, dass der Vermieter nur eingeschränkt entscheiden kann und auf die Angebote der Gemeinde beschränkt ist.

Auch der Umlagemaßstab, also der Verteilungsschlüssel, birgt Sprengstoff. Ist er im Mietvertrag ausgewiesen, gilt dieser. Steht im Mietvertrag nichts über den Verteilungsschlüssel, gilt nach dem gesetzlichen Mietrecht der Flächenmaßstab. Ausnahme hiervon ist die Verteilung und Umlage der Heizungs -und Warmwasserkosten. Hier gibt die Heizkostenverordnung zwingende Umlagemaßstäbe vor, die in jedem Fall beachtet werden müssen und von denen auch vertraglich nicht abgewichen werden kann. Abzurechnen sind diese Kosten zu 50 bis 70 % verbrauchsabhängig, der Rest, also 50 bis 30 %, wird nach Wohnfläche abgerechnet.

Der Mieter unterliegt dem speziellen Schutz der Rechtsprechung. So muss aus der Abrechnung hervorgehen, wie sich die einzelnen Beträge ermitteln. Hierzu sind gegebenenfalls einzelne Rechenschritte detailliert auszuweisen. Auch Abkürzungen sollten nicht verwendet werden, da sie der Mieter eventuell nicht interpretieren oder verstehen kann. Das gilt besonders für eigene Kürzel, die Sie als Vermieter selbst entwickelt haben.

Also ist es manchmal doch gar nicht so einfach, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie Hilfe brauchen. Mietverwaltung und damit auch die Betriebskostenabrechnungen gehören mit zu den Tätigkeiten, die wir auch in unserem Haus anbieten. Speziell für die Fragen der Betriebskostenabrechnung steht Ihnen unsere Immobilienkauffrau, Frau Uta Lehmann, zur Verfügung.