Die Kassenführung war schon immer ein beliebtes Prüfungsfeld, das ganz leicht zu beträchtlichen Hinzuschätzungen führt. Das ist besonders ärgerlich, weil es gleich dreifach Steuern kostet: Umsatzsteuer, Einkommen- und Gewerbesteuer.
Aber bekanntlich geht es immer noch schlimmer. Ab dem 01.01.2017 sind bargeldintensive Unternehmen verpflichtet, eine Kasse vorzuhalten, die Einzelaufzeichnungen auf Bonebene gewährleistet. Hat das Kassensystem keinen Speicher, der maschinell auswertbar ist, liegen formelle und materielle Mängel vor, die das Finanzamt ohne weitere Begründung zur Hinzuschätzung berechtigen. Das gilt unabhängig davon, ob der Jahresüberschuss im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder einer Bilanz ermittelt wird. Als bargeldintensiv gilt ein Unternehmen immer dann, wenn der Barumsatz mehr als 10% des Gesamtumsatzes ausmacht.

Bitte beachten Sie, dass diese Neuregelung zu erheblichem Mehraufwand führen kann, wenn Sie derzeit eine offene Ladenkasse führen. Nach aktuell geltendem Recht muss bei einer offenen Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht erstellt werden, der retrograd aufgebaut ist. D. h., dass der geschäftliche Bargeldbestand auf den Cent genau auszuzählen ist und dieser möglichst mit Hilfe eines sogenannten Zählprotokolls festgehalten wird. Zum Kassenbestand werden die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben sowie Barentnahmen hinzugerechnet und Bareinlagen abgezogen. Hieraus ergibt sich die Summe der Tageseinnahmen. Die Vorlage eines Kassenberichts können Sie im Buchhandel erwerben, im Internet herunterladen oder Sie bitten uns darum.

Wichtig ist, dass der buchhalterische Kassenbestand dem tatsächlichen Kassenbestand entspricht, man spricht auch von der sogenannten Kassensturzfähigkeit. Danach muss es jederzeit möglich sein, den tatsächlichen Kassenbestand mit dem Kassenbestand des Kassenbuches abzugleichen. Liegt Ihnen kein Fremdbeleg vor, sind Ausgaben/Einlagen bzw. Entnahmen durch Eigenbelege nachzuweisen. Eine formelle Anforderung an diese gibt es nicht. Im Minimum sollten sie jedoch mit dem Betrag, der Verwendung, dem Tagesdatum und einer Unterschrift versehen sein.

Die Verpflichtung zum Beleg der Einzelaufzeichnungen entfällt ausnahmsweise, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft wird. Beispiele hierfür sind:

  • Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabak-, Schreib-, Kurzwaren, Kleinpreisgeschäfte, Kleinstbetriebe
  • Selbstbedienungsläden, Supermärkte, Automatengeschäfte
  • Betriebe mit Passagengeschäft und Ramschtischen
  • Verkaufswaren, Handwerker mit Verkaufsgeschäften, Marktstände
  • Stehbierhallen, Gaststätten und Imbissbetriebe

Bitte beachten Sie unbedingt, dass die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung nur dann entfällt, wenn Sie eine offene Ladenkasse führen! Die Barerlöse müssen mit Hilfe des Zählprotokolls, des täglichen Kassenberichts und des Kassenbuches unbedingt nachgewiesen werden!

Nutzen Sie eine Registrierkasse oder eine PC-Kasse, sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit der Kasse erzeugter Rechnungen unveränderbar, vollständig und digital aufzubewahren. Ist die Kasse nicht in der Lage, Einzeldaten zu speichern und können auch keine Daten für die Betriebsprüfung exportiert werden, benötigen Sie den vollständigen Tagesendsummenbon, der unabdingbar aufbewahrt werden muss! Nur wenn Ihre jetzige Kasse nicht umrüstbar ist und Sie den Tagesendsummenbon aufbewahren, brauchen Sie die Kassenstreifen bzw. die Journalrolle mit den Einzelumsätzen nicht aufzubewahren.

Ihre Kasseneinnahmen und Ausgaben müssen täglich erfasst werden. Hilfe kann Ihnen dabei das von der DATEV zur Verfügung gestellte Kassenbuch über „DATEV Unternehmen online“ geben, aber auch dieses befreit Sie nicht von den täglichen Eintragungen. Bitte beachten Sie unbedingt, dass eine getrennte Buchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen erfolgen muss, d. h., dass EC-Zahlungen nicht in der Kasse erfasst werden dürfen!

Die Einzelaufzeichnungen auf Bonebene gewährleisten, dass sich alle Geschäftsvorfälle im Einzelnen über das System nachvollziehen lassen. Hat das Kassensystem keinen Speicher, der maschinell auswertbar ist und der auf externen Datenträgern gespeichert und ausgewertet werden kann, ist das Finanzamt zur Hinzuschätzung von Einnahmen berechtigt, da Ihr Kassenbuch formelle und materielle Mängel vorweist. Hintergrund dieser strengen formellen Anforderung ist, dass durch die Digitalisierung Einnahmen nahezu unsichtbar an der Besteuerung vorbeigeführt werden können. Der Gesetzgeber ist daher eifrig bemüht, den Bedürfnissen der Finanzverwaltung auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit nachzukommen. In den letzten Jahren wurden bereits verstärkt Schlüssigkeitsansätze im Rahmen der Betriebsprüfung zum Einsatz gebracht, wie z. B. Zeitreihenvergleiche und stochastische Häufigkeitsanalysen, die für die Finanzverwaltung überhaupt gar kein Problem darstellen.

Bei Zeitreihenanalysen wird die Entwicklung von Größen oder die Abhängigkeit von Faktoren geprüft und beurteilt. Dieses ist besonders in der Gastronomie von Bedeutung. Dabei werden methodisch Schwachstellen aufgedeckt, z. B. durch die chronologische Darstellung des Rohge-winnaufschlagsatzes aus Warenumsatz und -einkauf. Dabei gibt es unterschiedliche Zeitreihenmodelle, die systematisch kombiniert werden. Hieraus lassen sich Auffälligkeiten unschwer ablesen und führen regelmäßig zu schweren Mängeln im Bereich der Kassenführung, was wiederum zu hohen Hinzuschätzungen führen kann. Bitte beachten Sie, dass noch nicht einmal in der Steuerstrafrechtskommentierung die praktische Verwertbarkeit dieser Prüfungen angezweifelt wird, sondern diese lediglich eine sachgerechte Durchführung anmahnt.

Daneben gibt es andere Prüfmöglichkeiten, wie z. B. das Benfordsche Gesetz, das die annähernde Gleichverteilung von bestimmten Zahlen überprüft. Abweichungen von den erwarteten Verteilungsmustern deuten dabei auf menschliche Eingriffe wie Manipulationen, Fehlzuordnungen und Gestaltungen hin. Hiermit können realistische Manipulationsmuster aufgedeckt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Hinzuschätzung von Einnahmen neben strafrechtlichen Folgen auch Ihre wirtschaftliche Existenz bedrohen kann: Die Hinzuschätzung von Einnahmen führt de facto in der Regel zu einer Umsatzsteuermehrbelastung in Höhe von 19% sowie zu ertragsteuerlichen Auswirkungen in der Einkommen- und Gewerbesteuer, die je nach Steuersatz bis zu insgesamt rund 60% betragen können. Aus genannten Gründen müssen viele der aktuell verwendeten elektronischen Kassen vor dem 01.01.2017 umgerüstet oder ausgetauscht werden. Ab dann ist es zwingend notwendig, den Datenexport von Kasseneinzeldaten sicherzustellen, wenn Ihr Unternehmen zu den bargeldintensiven Unternehmen gehört, ausgenommen die oben aufgeführten.

Ausnahmen mit den entsprechenden Konsequenzen im Nachweis der Bareinnahmen (Zählprotokoll, Kassenbericht, Kassenbuch).

Aber was genau versteht man unter dem Begriff Registrierkasse?

Es wird in folgende Systeme unterschieden:

  • Registrierkasse mit zwei Drucklaufwerken

Ein Ausdruck erfolgt als Kassenbeleg für den Kunden (Kassenbon), der andere Ausdruck ist das Papierjournal, das bei dem Betrieb verbleibt. Der Umfang des Papierjournals ist abhängig von der Programmierung. Eine digitale Einzelaufzeichnung findet nicht statt. Ein Datenexport ist aus diesem System daher nicht möglich.

  • Registrierkasse mit einem Drucklaufwerk

Das Journal wird bei diesen Kassen elektronisch erstellt, ansonsten unterscheiden sie sich nicht von den Registrierkassen mit zwei Drucklaufwerken. Eine Datenspeicherung über einen längeren Zeitraum ist nicht möglich, eine Exportschnittstelle nicht vorhanden. Die Daten werden bauartbedingt nach Abruf eines Tagesendsummenbons gelöscht. Dieser Tagesendsummenbon wird Z-Bon genannt. Das „Z“ steht als Abkürzung für „to zero“, d. h. auf Null stellen, was den Vorgang der Datenlöschung (nach Ausdruck des Bons) begrifflich deutlich anzeigt.

  • Registrierkasse mit Druck- und Schnittstellenfunktion

Insbesondere bei modernen elektronischen Registrierkassen wird ein elektronisches Journal geführt, das durch eine Schnittstelle auf einen externen Datenträger übertragen oder mittels Software auf einem Computer gespeichert werden kann. Im Journal werden nicht nur Summenwerte, sondern auch Einzelpositionen erfasst.

  • PC-Kassen

Dieser Kassentyp basiert auf den üblichen PC-Betriebssystemen wie Windows, Linux oder Mac OS X. Die Journaldaten werden auf einem verbauten Speichermedium geschrieben. Auf dem PC ist Kassensoftware installiert, die häufig mit anderen Systemen zusammenarbeitet wie z. B. mit Warenwirtschaftssystemen und Scannern.

Nach der gesetzlichen Vorgabe hat die Finanzverwaltung das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Mit anderen Worten ist ab dem 01.01.2017 eine maschinelle Auswertbarkeit des Kassensystems mit Einzeldaten sicherzustellen. Bitte prüfen Sie daher unbedingt mit Ihrem Kassenaufsteller, ob Ihre Kasse diese Möglichkeit bietet! Elektronische Kassentypen wie die Registrierkasse mit einem oder zwei Drucklaufwerken erfüllen mangels Datenexportmöglichkeit die Vorgaben der Finanzverwaltung nicht.

Unverändert eingesetzt werden dürfen offene Ladenkassen unter den zuvor bereits geschilderten Voraussetzungen mit den sehr strengen formellen Anforderungen an den korrekten Nachweis der Bareinnahmen (Zählprotokoll, Kassentagesbericht und Kassenbuch).

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre Kasse den rechtlichen Voraussetzungen der Finanzverwaltung genügt bzw. Sie Hilfe bei der Zusammenarbeit mit Ihrem Kassenaufsteller benötigen.

Wir empfehlen dringend, die formellen Voraussetzungen der Kassenbuchführung bei der offenen Ladenkasse sowie den technischen Voraussetzungen der Registrierkassen ernst zu nehmen und zu beachten. In der Praxis stellen wir häufig fest, dass die Vorgaben der Finanzverwaltung nicht umgesetzt werden, sodass es im Rahmen von Betriebsprüfungen zu Hinzuschätzungen kommt, deren Höhe von den Steuerpflichtigen nur schwer oder gar nicht widerlegt werden kann.

Wir sind als Ihr Steuerberater nicht verpflichtet zu überwachen, ob Sie den formellen Voraussetzungen der Kassenbuchführung Genüge getan haben bzw. ob Ihre technischen Voraussetzungen einer Betriebsprüfung standhalten. Dieses fällt unter Ihre Verantwortung als Steuerpflichtiger. Es ist uns auch oftmals nicht möglich zu erkennen, ob Ihre Kassenbuchführung problembehaftet ist oder nicht, da wir im Rahmen der Finanzbuchhaltung Ihr Kassenbuch erst zeitverzögert und zur reinen Belegerfassung zur Verfügung gestellt bekommen.

Wenn Sie selbst nicht sicher sind, ob Ihre Kasse den Anforderungen entspricht oder nicht, können Sie dieses im ersten Schritt sehr einfach überprüfen, indem Sie den tatsächlichen Kasseninhalt und den rechnerischen Kassenbuchbestand im Rahmen eines Kassensturzes abgleichen.

Stimmen beide Bestände überein: Herzlichen Glückwunsch! Dann müssen Sie nur noch überprüfen, ob Sie bei den jeweiligen Kassen die formellen Anforderungen ebenfalls erfüllt haben.

Sie sollten sehr skeptisch werden, wenn Ihre beiden Bestände auseinanderdividieren und die Ursachen hierfür erforschen. Ein Auseinanderklaffen des rechnerischen Bestandes und des tatsächlichen Bestandes darf nicht sein. Hier gilt es die Ursachen zu erforschen und abzustellen.

                                                                                                         

Gern stehen wir Ihnen für Rückfragen zur Verfügung und bitten in dem Fall um Kontaktaufnahme.

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